Profiter des services d’un avocat signifie que ce dernier doit obligatoirement confirmer les conditions de son engagement envers son client par écrit. Définir ces conditions dans une convention de mandat va permettre d’éviter tout malentendu.
La convention de mandat : la portée des services
Elle porte essentiellement sur les objectifs du client et les services juridiques précis qu’il recevra de l’avocat. Toutes les étapes clés dans le dossier et la représentation du client par l’avocat seront aussi mentionnées. Toute mesure à prendre par le client ou par des tierces parties ne sont pas aussi négligeables tout comme le temps prévu pour offrir les services juridiques et obtenir des résultats. Elle devra aussi mentionner toute limite à la représentation ainsi que les résultats que l’avocat peut obtenir.
La convention de mandat : les frais et débours
Les frais et débours sont à inscrire obligatoirement dans la convention de mandat. Ils rassemblent :
- La facturation (à l’heure, au forfait, ou encore une autre méthode).
- L’estimation des frais et des débours que le client est susceptible d’engager.
- La politique de facturation de l’avocat.
- Le montant des honoraires provisionnels continus ou des provisions initiales (avec la date de paiement), ou la mention de la fréquence de remise de factures intérimaires au client et la date de remise de la facture finale, le cas échéant.
- Les frais d’expertise d’une tierce partie (à mentionner si c’est, le client va régler directement les débours ou si c’est l’avocat qui les avancera et les facturera au client).
- Le taux d’intérêt (facturé sur les comptes en souffrance).
- Les conséquences du manquement de paiement par le client.
La convention de mandat : les communications avec le client
Au niveau des communications, la convention de mandat mentionnera le mode de communication entre l’avocat et le client. L’avocat doit aussi définir comment il va tenir son client au courant de manière continue de l’état de son dossier. La fréquence des rapports faits au client ainsi que le temps estimé nécessaire pour répondre aux clients (appels, courriels, lettres ou autres formes de communication) seront également évoqués.
La convention de mandat : le retrait de la représentation
Dans cette rubrique, l’avocat définira les circonstances pouvant lui permettre de se retirer de la représentation. Il soulignera également les conséquences de la non-obtention des directives adéquates du client pour accomplir les tâches pour lesquelles il est tenu. La propriété du contenu du dossier ainsi que le frais de transfert du dossier au client ou à un autre avocat ne sont pas à oublier.
Pour mettre en place une bonne relation professionnelle avec son client, l’avocat doit éventuellement lui rendre le libellé et la signification clairs pour le client.